Aprende a gestionar tu tiempo de forma eficaz

¡Tantas cosas por hacer y tan poco tiempo!

Muchas veces deseamos que el día tuviese más horas o la semana más días, pero el caso es que tiene 24 horas y aprender a gestionarlas es fácil si planificas y organizas bien el tiempo del que dispones.

¡Y no hace falta sacrificar tus horas de sueño!
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Conseguir aprovechar el día de manera positiva es mucho más fácil de lo que parece. Solamente necesitamos conocer unas cuantas claves y hacer por seguirlas. Esto supone un esfuerzo pequeño comparado con los sentimientos de frustración y enfado que podemos llegar a experimentar si al final del día o de la semana no hemos llevado a cabo todas nuestras tareas.

Proponemos el siguiente ejercicio para aquellos que dejan de hacer cosas porque piensan que no van a tener suficiente tiempo: deja pasar cinco minutos siendo consciente de ellos, y de todo lo que se puede llegar a hacer en esos cinco minutos de concentración.

Verdaderamente es sorprendente pero cinco minutos dan para mucho.

 

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Ladrones de tiempo: tu enemigo número uno

Lo primero que debemos conocer es a nuestros grandes enemigos, los conocidos como ladrones de tiempo. Estos “ladrones de tiempo” son actividades, hábitos o circunstancias que interfieren en las actividades y la consecución de objetivos. Adivina cuáles son los más corrientes… ¡Correcto! Las redes sociales, el teléfono móvil, el correo electrónico, internet en general, etc.

La tecnología tiene una gran utilidad si la empleamos con inteligencia y cautela, es decir, para lo que sirven, incluyendo su lado más lúdico. Lo suyo es dedicar un momento concreto del dia a revisarlas, ya que el estar conectado constantemente no aporta nada interesante y solamente nos hace perder el tiempo. Lo mismo sucede con el correo electrónico, tanto del trabajo como el personal. Muchos de los correos que nos llegan no son verdaderamente importantes o urgentes, y a veces entorpecen el curso de la tarea que estamos desempeñando. Haz que tus correos se actualicen cada cierto tiempo, por ejemplo una hora, para que puedas ir haciendo cosas sin interrupciones innecesarias.

La mayoría de los correos no exigen una respuesta inmediata.

En este punto aparece esa famosa palabra que es procrastinar. Del latín procrastinare, lo que evidencia que se trata de un mal muy antiguo y que consiste en retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables ¿Te suena? La procrastinación es el enemigo número uno de la correcta gestión de tiempo, pero la buena noticia es que es muy fácil detectar cuándo estás invadido por ese deseo irrefrenable de saber cuál es el último estatus de la cuñada de tu primo, o si por fin han bajado de precio esas botas que tanto te gustan. Básicamente se combate con la firmeza de saber que si debes realizar una tarea, la solución no es dejarla para luego o para mañana.

Recuerda: no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy.

 

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Aprende a gestionar tu tiempo de manera eficaz

Entre los expertos en gestión de tiempo se suele recordar la anécdota en que alguien dijo a Miguel de Unamuno: “Yo duermo menos que usted”, a lo que éste respondió: “Sí, pero yo cuando estoy despierto, estoy más despierto que usted”.

La gestión del tiempo se entiende como el reparto adecuado del tiempo de trabajo de una persona en las distintas tareas que tiene que acometer. El resultado suele ser una mayor productividad y como consecuencia tendremos menos estrés y otros males derivados de no haber hecho lo que teníamos planificado. Normalmente esto se aplica al ámbito laboral, pero nosotros queremos que además de que tu productividad en el trabajo sea sobresaliente, te quede tiempo para disfrutar de tu tiempo libre y de tus ocho horas de sueño.

La primera clave es aplicar la regla de los tres ochos: ocho horas de trabajo, ocho horas de ocio y ocho horas de sueño.

El problema a veces está en cómo administrarlas correctamente para que por ejemplo tus desplazamientos al trabajo no te roben al menos un par de horas de ocio. El sueño es fundamental para tener energía suficiente durante todo el dia. Usa el transporte público para tus desplazamientos y aprovecha para leer o escuchar música, incluso camina hacia tu lugar de trabajo si es posible. Bájate un poco antes para aprovechar un rato de ejercicio. Si practicas algo de ejercicio con regularidad, se convertirá en tu mejor aliado para, además de estar en forma, disfrutar con una actividad saludable. La idea es no convertir esos desplazamientos en tiempo muerto o improductivo.

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Es importante también tener claro cuáles son nuestras horas más productivas y destinarlas a las tareas necesarias. Para presupuestar bien el tiempo procura anotar cuánto tiempo sueles invertir en cada cosa, para obtener datos fiables de tu rendimiento y así poder hacer una planificación realista, asignando a cada actividad solamente el tiempo justo. Es muy normal que esta planificación se vea alterada sobre la marcha por circunstancias que surgen a lo largo del día.

Aprender a valorar su importancia y en su caso, a reubicar lo urgente y lo importante depende de tí.

La diferencia entre urgente e importante es una cuestión de tiempos y de consecuencias. Es decir, urgente significa que la fecha límite está cerca, y será más urgente cuanto más tiempo lleve hacerla. Importante implica que si esa tarea no se lleva a cabo las consecuencias serán negativas.

Los pasos para poder finalizar todas la tareas que te propongas es establecer prioridades. Marcándonos un objetivo y sabiendo qué es urgente y qué es importante, podremos planificar los días de manera eficaz y evitar esos momentos de tiempo muerto. Es importante la organización y la planificación para ir sucediendo una tarea detrás de otra, y pasar a la siguiente tarea con concentración. Hacer varias cosas a la vez o ir deprisa son enemigos de la eficacia, la eficiencia y la concentración y nos pueden llevar a un callejón sin salida, en el que al final del día nos encontramos con numerosas tareas a medias y ninguna terminada.

 

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En definitiva, las claves para una gestión de tiempo eficaz a lo largo del día son el sentido común para planificar y priorizar, pero también es fundamental poner todos los sentidos en lo que estamos haciendo en cada momento, intentar que solamente sea una cosa para hacerlo totalmente concentrado, aprovechar cada minuto, el aquí y el ahora (¿te suena?). Está comprobado que trabajar más horas no es la solución.

Tan importante como todo lo anterior es aprender a disfrutar nuestro tiempo libre al máximo. No parece tan difícil, ¿verdad?